摘要：近年來，更全面的招标和采購管理制度逐步出台，數字化招标和采購正在積極推進。本文首先對招标采購全流程數字化實踐中(zhōng)存在的問題進行了概述；其次，闡述了招标采購全流程數字化的優勢以及實踐應用過程；最後，對共建招标采購全流程數字化的促進措施提出了幾點有效建議。
關鍵詞：招标采購 數字化 協調共建
新的數字化招标采購模式利用供應商(shāng)和産品信息、買方需求信息以及基于雲計算的招标采購平台服務，實現在線完成采購流程以及實現供應商(shāng)、買方和代理商(shāng)的遠程合作。數字化招标采購具有大(dà)數據分(fēn)析和信息共享功能且服務優質、高易用性和低成本的特點，解決了企業在供銷方面最重要的問題，增加了供應方的競争和市場機會，提高了供應質量和成本控制，擴大(dà)了市場渠道和機會，一(yī)方面爲大(dà)幅提高供銷和銷售系統的效率提供精準支持。另一(yī)方面，可以大(dà)幅提高企業供應鏈和營銷網絡的運營效率，有效打通供應鏈對接平台上下(xià)的溝通渠道，促進企業對信息資源的開發和利用，加速管理的數字化進程。
一(yī)．招标采購全流程數字化存在的問題
1.1 數字化平台沒有及時進行連接和交流
該問題突出表現在不同平台間沒有通過端口互相連接，數據沒有實現共享。目前，各地方的電子交易平台和各公司的交易系統在交易模式、系統框架、軟件接口、數據結構等方面差異較大(dà)，因此可能導緻系統對接不暢，對接準備工(gōng)作不穩定。另一(yī)方面，協同效應和經驗交流太少，綜合性數字化平台所需的市場參與者、技能、業績和信用信息的協同交流，不足以滿足數字化平台和區域間貿易的要求。特别是很多地方的交易平台沒有實時交換市場參與者和信用信息，市場參與者仍然依靠紙張來證明。
1.2 數字化系統的标準沒有與時俱進
首先，許多數字化采購平台沒有得到很好的規範，我(wǒ)(wǒ)國有關招标的法律法規主要規範紙質招标程序，對于數字化采購的規範要求還欠完備，一(yī)些法規沒有考慮到電子采購的現狀。因爲在電子采購平台運行過程中(zhōng)可能會出現技術網絡故障，争議解決和恢複機制并不完善，一(yī)些城市和組織似乎更傾向于以兩種不同的方式實施電子采購和紙質招标，。其次，數字化系統的标準也不統一(yī)，現有的招标規則和标準大(dà)都是基于紙質文件和手工(gōng)作業，不能完全滿足電子招标和無紙化招标的要求。此外(wài)，對于在線招标啓動或遠程異地評标等創新方法，仍然沒有統一(yī)的技術規範。整個數字化招标過程也缺乏明确的識别标準，這使得數字化招标無法擴展到招标前和招标後。
1.3 監測能力和檢測工(gōng)具不足
與在招标采購過程中(zhōng)進行數字化交易相比，數字化監測相對滞後，這一(yī)點很突出。例如操縱招标程序等欺詐行爲非常隐蔽，難以發現。目前數字化采購平台規格、流程的不統一(yī)也使得行政機關現有的監督招标程序的方法和工(gōng)具主要集中(zhōng)在紙質招标程序上，很難建立起一(yī)套可以廣泛應用于各類線上采購平台的監督和管理辦法。監管部門嚴格的屬地化管轄同樣使其難以适應數字化在線采購。一(yī)些機構和部門還擔心，實行數字化采購後，較低的投标價格會助長操縱投标和篡改等非法行爲，使有效監督更加困難。
二．共建招标采購全流程數字化的優勢
2.1 提高招标采購的時效性
與傳統的招标采購相比，數字化招标作爲電子商(shāng)務的一(yī)種重要形式，也是采購發展的一(yī)個必然趨勢。在以往的招标采購模式中(zhōng)，人爲幹預通常是導緻采購價格上漲、質量不穩定的因素，有時還會出現非法和無紀律的交易。數字化采購不僅可以快速有效地審查和分(fēn)析供應商(shāng)的資質，還可以增加采購透明度，減少人爲幹預，使采購更加公平公正，提高采購效率，縮短采購周期，提高采購公司的生(shēng)産力，并且整個數字化采購過程縮短了采購時間，刺激了采購流程的重組，也大(dà)大(dà)提高了采購效率，降低招标失敗的風險。
2.2 有利于招标采購文件的保存
招标和采購文件通常要保存10年，中(zhōng)标項目的信息至少要保存6個月，以便日後查閱。随着項目的堆積，所有紙質文件的存儲成爲一(yī)個大(dà)問題。這不僅需要一(yī)個單獨的檔案庫來存儲，還需要特殊的内部存儲程序來防止損壞。而全過程的數字化招标采購隻占用網絡空間，代表有效的國家認證的數據信息，可以在服務器上創建加密存檔。随着國内網絡技術的進步，網絡數據越來越安全，數據意外(wài)損壞的幾率也大(dà)大(dà)降低。因此在招标平台上實行重點建檔、統一(yī)控制，規範整個招标過程，提高管理效率。
2.3 提高了招标采購的整體效益
完整的數字化招标采購流程，可以解決小(xiǎo)微供應商(shāng)路途遙遠等時間和成本問題，提高了采購利益相關者的便利。數字化采購在一(yī)定程度上具備了線上全公開、線下(xià)無交易、全程可追溯、線上線下(xià)全社會監督等的性質，大(dà)大(dà)震懾了腐敗分(fēn)子，降低了腐敗交易的可能性，提高了采購誠信度，有效預防了腐敗案件的發生(shēng)。另外(wài)，由于需要搭建專門的線上采購平台，維持運營保障團隊等需求，數字化采購的成初期成本較高，但從中(zhōng)長期看，可以大(dà)大(dà)節約社會資金，提高采購效率。在招标過程中(zhōng)使用電子擔保，可以避免束縛小(xiǎo)型和微型投标人的資源，降低招标成本。
2.4 提高企業的決策能力
采購企業可以對不同供應單位的整體數據進行分(fēn)析和比較，充分(fēn)分(fēn)析招标采購過程中(zhōng)的大(dà)數據信息，對整個采購流程有更高的控制力，拓展決策的數據來源渠道。同樣，通過所有精細的數據決策，投标人将能夠分(fēn)析大(dà)數據中(zhōng)的關鍵信息，如有針對性的采購行爲偏好、行爲模式、采購點和曆史交易數據，從而做出參與決策。
三．招标采購全流程數字化的實踐應用
當疫情發生(shēng)時，對許多中(zhōng)小(xiǎo)企業來說，繼續工(gōng)作和生(shēng)産是非常必要的。特别是，評标專家可以在家裏完成所有工(gōng)作，而管理人員可以在家裏在線實時監控整個過程。招标采購全流程的數字化應用主要包括以下(xià)幾個方面：
第一(yī)，線上購買标書。一(yī)個單一(yī)的數字化投标平台可以進行網上公示，直接傳遞信息，購買标書，在線支付和下(xià)載投标文件。投标人不必線下(xià)親赴招标人或招标代理機構處購買和領取文件。
第二，線上遞交投标文件。各數字化采購平台提供免費下(xià)載的投标文件編制工(gōng)具，使中(zhōng)小(xiǎo)企業編制投标文件更容易、更智能。此外(wài)，中(zhōng)小(xiǎo)企業可以節省旅行和交通費用，節省打印和裝訂紙質投标文件的費用，并在疫情期間避免在這個過程中(zhōng)可能出現的感染風險。
第三，線上開标。可以實現線上全流程采購的數字化平台均會針對每個數字化采購項目搭建一(yī)個虛拟開标室，可以實現網上開标、謄寫投标文件和簽署開标清單，增加數據量，減少人力。
部分(fēn)平台除了可以實現項目經理和投标人之間的音頻和視頻交流外(wài)，數字化系統還提供了實時視頻和截屏功能，以及工(gōng)作中(zhōng)采購系統的桌面共享，大(dà)大(dà)拓展了中(zhōng)小(xiǎo)企業的供應商(shāng)、代理商(shāng)和采購商(shāng)遠程參與的可能性。
第四，線上評标。招标文件的評價在整個招标和采購過程中(zhōng)起着重要作用，由評标員集中(zhōng)評标無疑會使防控新冠疫情的工(gōng)作複雜化，各數字化采購平台可以通過線上評标模塊使評标委員會成員在家裏或單位組建評标小(xiǎo)組，不需要人力集中(zhōng)。評标小(xiǎo)組成員可以登錄創建獨立的評價、總結和簽名，并通過語音和視頻平台進行遠程交流和監控。
第五，實現無紙化簽字。無論是開标時的記錄簽字，還是每個結果報告上的簽字，都可以用手機或平闆電腦掃描簽字，使開标和評标工(gōng)作在線上就能完成，并能生(shēng)成有效的成果性文件。
四．協同共建招标采購全流程數字化實踐措施
4.1 加強數字化招标采購平台的建設
爲進一(yī)步推進數字化采購工(gōng)作，一(yī)方面，要加強現有數字化采購平台的創新運行，建立符合國家相關要求的基于互聯網和雲服務的招投标平台。數字化招标平台必須是高效的，符合法律規定的，可公開訪問的，并不斷監測的，才能用于各類數字化招标。并且數字化采購平台的管理必須考慮并優化平台啓動前存在的問題，如系統不兼容、缺乏信息交換能力、投标過程過于複雜和用戶體驗不佳等問題。利用模型模拟企業的采購情況，提高用戶體驗，對異常的采購價格進行預警，避免采購風險。規範招标流程，調整内容，提高線上招标人員的績效。
4.2 創新數字化招标管理系統
在改變招标和采購工(gōng)作流程方面，數字化管理也應該是一(yī)種适當的創新。企業首先要簡化傳統的招标和采購流程，促進數字化采購的創新發展，加強采購部門與管理部門、财務部門、法律部門之間的溝通和信息交流，建立内部溝通的基礎設施，在各部門的共同支持下(xià)管理數字化招标采購。例如，通過公布、審查和修訂采購計劃，在數據平台上共享招标信息。電子開标和評标系統設置了詳細的參數，用于對招标項目的發布、投标文件的提交、開标、評标和結果公示進行數字化管理，實行電子開标和評标的标準化管理。該系統提供專門的客戶端，使供應商(shāng)能夠在數字化招标平台上注冊成爲供應商(shāng)，參與電子招标。其次，規範區域内專業資源的配置。企業利用信息技術建立一(yī)個專屬的專家庫，并對相關人員進行認證。經過認證的人員可以登錄信息數據庫，獲取相關信息。這減少了信息維護成本，進一(yī)步提高了評标質量。
建立招标信息管理系統，使招标工(gōng)作人員能夠促進招标采購業務。技術人員可以通過适當的活動促進内網平台和外(wài)網平台的信息整合，支持公司數字化招标采購的可持續發展。其中(zhōng)，相關工(gōng)作人員應收集、維護和總結内網和外(wài)網平台的信息。招标人按要求在内網平台上留下(xià)信息，如招标公司名稱、投标登記文件等，投标人在内網平台上執行任務，如提取投标數據、編制投标文件、開标、評标和按照有關要求簽訂合同。由于與内網平台的良好整合，招标和采購的效率會得到了顯著提高。然後，投标人在信息交換系統中(zhōng)查詢投标的數據和信息，通過搜索和分(fēn)析曆史數據，可以獲得有用的信息，并根據相關信息進行具體查詢，如招标項目的資格标準、投标提交、評标方法、招标控制價等。
4.3 建立良好的招标采購組織
一(yī)個職責清晰、責任明确、角色分(fēn)工(gōng)合理、資源分(fēn)配和管理反饋良好的采購組織，可以滿足企業的戰略發展需要。作爲數字化發展的一(yī)部分(fēn)，企業的招标采購活動正在發生(shēng)變化，企業的組織結構也需要相應調整。在這種情況下(xià)，企業首先需要加強對其内部情況的研究和調查。找出現有組織運作結構中(zhōng)的問題，并采取恰當的措施解決它們。首先，規範采購人員的工(gōng)作行爲，明确其任務、職位、權利和責任。淘汰不适合管理組織的員工(gōng)，選擇一(yī)個有效的、有能力的采購管理團隊，提高管理團隊的人員素質。其次，規範集中(zhōng)采購和分(fēn)散采購管理，明确兩種采購方式的優缺點，将兩種采購方式深度融合，通過數字化平台實現混合采購組織的結構和管理。同時，根據企業的戰略發展需要，制定完善的采購管理計劃，提高人力資源管理的專業技能，便于解決采購管理問題。例如，通過培訓和指導，可以在數字化平台上講解采購管理注意事項，加強員工(gōng)的業務技能。再次，組織專業的評标委員會，從商(shāng)業、技術、經濟等不同角度完成評标工(gōng)作，确保客觀公正。在采購組織和管理中(zhōng)引入“供應鏈思維”，推動企業管理思想改革和技術創新。
4.4 建立網絡監控管理平台
通過數字化平台對整個招标采購過程進行在線監控，企業在監控平台時，需要考慮到公衆的需求，加強監控部門與其他部門的結合，通過聯合監控提高監控管理的有效性。首先，根據企業數字化招标采購的基本需求，技術人員需要設計不同的功能模塊，如分(fēn)析模塊、統計模塊和監控模塊。通過開發不同的功能模塊，可以提高監控平台的效率。第二，可以引入全過程監控模式，實時分(fēn)析招标、采購、支付企業分(fēn)别帶來的數據信息，爲管理提供數據支持服務。第三，合理界定規範性指标。對規範性指标進行分(fēn)類，并在系統内開發網絡預警功能。一(yī)旦在招标或采購過程中(zhōng)出現嚴重違規行爲，系統将自動報警，并向相關監管部門發出警報。第四，招标管理系統在在線監控管理平台上可以力求實現在線審批和活動跟蹤功能，進一(yī)步提高了企業網上招标采購活動的公開性，防止串标等問題。第五是積極構建智能雲鏈，利用互聯網技術提前搜索特定的投标人數據，杜絕其他投标人暗中(zhōng)操縱的可能性。
五．結束語
總而言之，越來越多的企業将數字化技術融入到招标和采購過程中(zhōng)，這對企業的發展産生(shēng)了積極的影響，爲了充分(fēn)利用數字化平台招标和采購，企業需要制定相應的控制措施。大(dà)數據技術實現了行業、人力資源和監管部門在單一(yī)平台和标準系統下(xià)的應用。數字化的使用，加上互聯網的應用，将進一(yī)步發展數字化采購基礎設施和采購平台，對提高招标采購的效率和企業及專業人士的效率起到重要作用。同時，也将爲智能管理打下(xià)良好基礎。随着數字智能化的深入發展，技術不斷提升，管理方式不斷改革，數字化交易系統的全流程不斷優化和完善，系統服務的聚合功能、廣度和深度也随着社會發展和供應管理質量的不斷提高而不斷拓展。希望以上的描述和總結能夠爲數字化招标采購應用的發展做出積極貢獻。
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論文作者：劉梓晗 柯佳林 張卓
論文出處：2022年中(zhōng)國招投标協會獲獎論文